In vielen Unternehmen sind Dokumentenprozesse bereits digital organisiert – zum Beispiel über ein Dokumentenmanagementsystem wie ELO. Dennoch bleibt ein Schritt oft analog: die Unterschrift.
Verträge werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend wieder im System abgelegt. Dieser Medienbruch kostet Zeit und sorgt für unnötige Verzögerungen im Geschäftsalltag.
Mit FP Sign für ELO lässt sich dieser Prozess vollständig digitalisieren. Dokumente können direkt aus dem ELO-Workflow heraus elektronisch unterschrieben werden – schnell, rechtskonform und ohne Systemwechsel.
Was ist FP Sign für ELO?
FP Sign für ELO ist eine Schnittstelle zwischen dem elektronischen Signaturdienst FP Sign und der ELO ECM Suite. Dadurch lassen sich Signaturprozesse vollständig innerhalb der gewohnten ELO-Umgebung starten und verwalten.
Der entscheidende Vorteil:
Mitarbeitende müssen das System nicht verlassen, um eine Unterschrift einzuholen.
Dokumente können direkt aus ELO heraus:
- zur digitalen Signatur versendet werden
- von internen oder externen Personen unterschrieben werden
- automatisch revisionssicher archiviert werden
So bleibt der gesamte Prozess medienbruchfrei im digitalen Workflow.
Typische Probleme bei klassischen Unterschriftsprozessen
In vielen Organisationen läuft der Signaturprozess noch ähnlich wie früher:
- Dokument wird aus dem System exportiert
- Per E-Mail versendet
- Ausgedruckt und unterschrieben
- Wieder eingescannt
- Manuell im System abgelegt
Das führt häufig zu:
- verzögerten Vertragsabschlüssen
- fehlender Transparenz im Prozess
- Versionschaos bei Dokumenten
- zusätzlichem Verwaltungsaufwand
Digitale Signaturen können diese Probleme weitgehend eliminieren.
So funktioniert der Signaturprozess in ELO
Mit der Integration von FP Sign lässt sich eine Signatur direkt aus dem Workflow heraus starten.
Der Ablauf ist dabei sehr einfach:
1. Empfänger auswählen
Der Unterzeichner wird direkt aus den vorhandenen Kontaktdaten gewählt oder manuell hinzugefügt.
2. Signaturart festlegen
Je nach Anforderung kann eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden.
3. Signaturfeld platzieren und versenden
Das Unterschriftsfeld wird im Dokument positioniert und die Signaturanfrage versendet.
Der Empfänger erhält anschließend einen sicheren Link zur digitalen Unterzeichnung.
Rechtssicherheit und Compliance
Ein wichtiger Aspekt digitaler Signaturen ist die rechtliche Sicherheit.
Die Signaturlösung basiert auf eIDAS-konformen elektronischen Signaturen, die je nach Signaturlevel unterschiedliche rechtliche Anforderungen erfüllen können.
Unternehmen profitieren dadurch von:
- rechtsgültigen digitalen Unterschriften
- vollständiger Dokumentation des Signaturprozesses
- revisionssicherer Ablage im Dokumentenmanagementsystem
Gerade in regulierten Branchen oder bei vertraulichen Dokumenten ist dies ein entscheidender Faktor.
Vorteile der digitalen Signatur im ELO-Workflow
Die Integration bietet mehrere praktische Vorteile im Alltag:
Schnellere Geschäftsprozesse
Dokumente können innerhalb weniger Minuten unterschrieben werden.
Keine Medienbrüche
Exportieren, Drucken und Scannen entfallen komplett.
Transparenz im Signaturprozess
Der Status jeder Signaturanfrage ist jederzeit nachvollziehbar.
Automatische Archivierung
Unterschriebene Dokumente werden direkt im richtigen ELO-Ordner abgelegt.
Höhere Effizienz
Unternehmen sparen Zeit, Porto und administrativen Aufwand.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Integration?
Die Kombination aus ELO und digitaler Signatur ist besonders sinnvoll für Organisationen, die regelmäßig Dokumente unterschreiben lassen müssen, zum Beispiel:
- Verträge
- Angebote
- NDAs
- Personalunterlagen
- Freigaben oder Genehmigungen
Besonders profitieren Unternehmen, die bereits stark auf digitale Prozesse setzen und ihre Workflows vollständig automatisieren möchten.
Fazit: Digitale Unterschriften direkt im Dokumentenworkflow
Mit der Integration von FP Sign in ELO lässt sich ein bislang analoger Prozess vollständig digitalisieren. Dokumente können direkt aus dem System heraus unterschrieben werden – ohne Medienbruch und ohne zusätzliche Tools.
Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, höhere Transparenz und eine rechtssichere Dokumentation.
Für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse weiter automatisieren möchten, ist die digitale Signatur daher ein wichtiger Baustein der modernen Arbeitswelt.
